Annuleringsvoorwaarden 040 Congress & Events

We begrijpen dat plannen soms kunnen veranderen. Daarom hebben we onze annuleringsvoorwaarden helder en transparant opgesteld, zodat je precies weet waar je aan toe bent bij het wijzigen of annuleren van een reservering. Hieronder vind je alle details met betrekking tot annuleringen, kosten en termijnen voor meetings en evenementen bij ons.

Onze voorwaarden:

Een annulering dient schriftelijk en gedateerd aan ons te worden doorgegeven. Er kunnen geen rechten worden verleend aan een mondelinge annulering.

De dag van ontvangst van de brief, fax of e-mail wordt gezien als definitieve annuleringsdatum. De totale reserveringswaarde, gebaseerd op de meest recente bevestiging van de groep, evenement of congres is de basis voor het verschuldigde bedrag voor de opdrachtgever van de overeenkomst.

Deze annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing op de volgende type annuleringen:

• Wanneer het gehele evenement is geannuleerd

• Bij gedeeltelijk annuleren van de faciliteiten van het evenement (b.v. maaltijden, break-out room)

• Reductie van de duur van het evenement waardoor de reserveringswaarde wordt gereduceerd

• Reductie in het gecontracteerde aantal gasten *

• Als het gehele evenement is verplaatst naar een andere datum

Annulering van hotel- en/of congresaccommodatie

• Bij annulering meer dan 6 maanden voor het tijdstip waarop krachtens de desbetreffende horecaovereenkomst de eerste horecadienst zou moeten worden verleend is de klant niet gehouden enige vergoeding aan het horecabedrijf te betalen.

• Bij annulering meer dan 3 maanden voor bedoeld tijdstip is de klant gehouden 10% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.

• Bij annulering meer dan 2 maanden voor bedoeld tijdstip is de klant gehouden 15% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.

• Bij annulering meer dan 1 maand voor bedoeld tijdstip is de klant gehouden 35% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.

• Bij annulering meer dan 14 dagen voor bedoeld tijdstip is de klant gehouden 60% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.

• Bij annulering meer dan 7 dagen voor bedoeld tijdstip is de klant gehouden 85% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.

• Bij annulering 7 dagen of minder voor bedoeld tijdstip is de klant gehouden 100% van de reserveringswaarde aan het horecabedrijf te betalen.

Wijzigen aantal personen in geval van congres en/of evenement

• 1 Week voorafgaand aan het evenement kunt u kosteloos het aantal personen met 5% naar beneden bijstellen.

• 2 Weken voorafgaand aan het evenement kunt u kosteloos het aantal personen met 10% naar beneden bijstellen.

• 3 Weken voorafgaand aan het evenement kunt u kosteloos het aantal personen met 15% naar beneden bijstellen.

• 4 Weken voorafgaand aan het evenement kunt u kosteloos het aantal personen met 20% naar beneden bijstellen.

• 5 Weken voorafgaand aan het evenement kunt u kosteloos het aantal personen met 25% naar beneden bijstellen.

Plan en bevestig uw meeting, maak gebruik van de flexibele voorwaarden,
dan zorgen wij voor de rest.

Voor meer informatie over onze voorwaarden kunt u telefonisch contact opnemen met ons reservations team via +31 40 211 60 33 of per mail: reservations@eindhoven.valk.com. Wij staan u graag te woord!